Gérer un réseau de bornes de recharge peut s’avérer complexe : il faut suivre les plannings de maintenance, assurer une communication fluide entre les équipes, et éviter que des informations essentielles ne se perdent dans des e-mails ou messages éparpillés.
L’Outil de Notes Virta Hub répond à ces enjeux en proposant une solution centralisée et structurée pour consigner et suivre toutes les informations liées à vos points et groupes de recharge.
Dans ce guide, nous aborderons :
- Présentation de l’outil de Notes Virta Hub
- Comment utiliser l’outil sur la plateforme
- Bonnes pratiques pour gagner en efficacité
Commençons :
1. Présentation de l’Outil de Notes Virta Hub
L’Outil de Notes Virta Hub est conçu pour faciliter la gestion de votre réseau de recharge en centralisant toutes les informations importantes, qu’elles concernent les bornes individuelles ou les groupes de bornes.
Avec cet outil, vous pouvez :
- Résoudre les incidents plus rapidement : Conservez un historique clair des opérations de maintenance et des dépannages pour un traitement plus efficace des problèmes.
- Améliorer la collaboration : Partagez facilement les mises à jour importantes avec toute l’équipe.
- Gagner en visibilité à grande échelle : Gardez une trace organisée des notes, aussi bien au niveau des zones que des bornes, pour une gestion fluide même en cas d’expansion du réseau.
Voyons maintenant comment utiliser concrètement cet outil.
2. Utilisation de l’outil de Notes dans Virta Hub
Prérequis
Si le module Notes est activé pour votre organisation, vous y avez automatiquement accès. Si vous gérez des sous-organisations, vous pouvez choisir de ne pas activer ce module pour elles, tout en conservant la possibilité d’ajouter des notes à leurs points et zones de recharge.
Si vous n’avez pas accès au module, contactez l’organisation qui vous a invité sur Virta Hub. Leur support pourra activer cette fonctionnalité.
Droits d’accès des utilisateurs :
- Tout utilisateur ayant accès aux bornes et groupes peut consulter les notes (si le module est activé).
- Seuls les rôles Administrateur, Gestionnaire de conducteur, Gestionnaire du réseau de recharge- ou Technicien peuvent créer de nouvelles notes.
Accéder à l’Outil de Notes
Pour y accéder :
- Connectez-vous à Virta Hub, cliquez sur l’onglet “Points de charges”, puis sélectionnez “Toutes les bornes“.
- Choisissez la borne ou zone souhaitée.
- Depuis la page de présentation, ouvrez l’outil de Notes.
En sélectionnant les notes, vous pourrez y voir :
- La date et l’heure de création de chaque note
- L’historique des modifications, pour plus de transparence
- Les dernières notes ajoutées
- Le nom de l’auteur de la note
Vous pouvez également filtrer les notes par groupe, ce qui permet un accès rapide aux informations pertinentes.
Créer une nouvelle note
Pour ajouter une note :
- Cliquez sur "Ajouter une note" en haut de la page
- Saisissez les détails, de manière claire et précise
- Mentionnez un collègue si nécessaire (seuls les membres de votre organisation peuvent être mentionnés)
- Cliquez sur "Enregistrer" pour l’associer à la borne ou au groupe concerné.
Modifier une note existante
Vous ne pouvez modifier que les notes que vous avez vous-même créées.
Pour modifier la note :
- Recherchez votre note dans la liste
- Cliquez sur "Modifier"
- Apportez les changements souhaités
- Cliquez sur "Enregistrer la note" pour confirmer.
Pour garantir l’exactitude des données et la responsabilité des utilisateurs, les notes créées par d’autres ne peuvent pas être modifiées directement. En cas de mise à jour nécessaire, ajoutez une nouvelle note avec les informations corrigées, ou identifiez l’auteur original pour lui demander une modification si cela est approprié.
3. Bonnes pratiques pour une gestion efficace des notes
1. Gardez les notes à jour
- Pensez à mettre régulièrement à jour les notes pour refléter les dernières activités de maintenance et constats.
- Veillez à ce que les informations soient claires, concises et exploitables.
2. Utilisez les notifications pour des mises à jour rapides
- Vous pouvez notifier vos collègues pour des notes critiques, afin d’assurer une action rapide.
- Utilisez le filtre "Notes où vous êtes mentionné" sur la page "Vos mises à jour" pour retrouver facilement les notes qui vous concernent.
3. Favorisez la collaboration d’équipe
- Encouragez vos collaborateurs à consigner systématiquement toutes les mises à jour importantes.
- Conservez une trace des incidents passés et de leur résolution pour éviter les dépannages redondants.
4. Résolution des problèmes courants
1. Problèmes d’accès
Si vous ne voyez pas l’outil de Notes, veuillez vérifier les éléments suivants :
- Assurez-vous que le module Notes est bien activé pour votre organisation.
- Vérifiez que vous disposez des droits d’utilisateur nécessaires pour y accéder.
2. Notes manquantes
Si une note semble avoir disparu :
- Vérifiez que vous consultez bien le bon point ou groupe de recharge.
- Jetez un œil à la vue du groupe, qui regroupe toutes les notes associées aux bornes de ce groupe.
L’outil de Notes de Virta Hub simplifie la gestion de vos opérations en garantissant que les informations importantes soient enregistrées, partagées et facilement accessibles. En adoptant ces bonnes pratiques et en tirant parti des notifications, votre équipe gagnera en efficacité, réduira les malentendus, et pourra réagir plus rapidement face aux problèmes.