Bonjour et bienvenue !
Cet article est conçu pour vous guider à travers ces deux étapes importantes:
1. Ajouter des nouveaux conducteurs
Ajouter un seul conducteur
Ajouter plusieurs conducteurs
2. Accéder aux informations relatives aux conducteurs et les modifier
C’est parti!
Pour ajouter un nouveau conducteur, suivez ces étapes simples :
- Connectez-vous au Hub Virta et naviguez vers l’onglet « Conducteurs ».
- Dans le coin inférieur droit, cliquez sur le bouton « + Ajouter un conducteur ».
Vous pouvez ajouter des conducteurs individuellement ou importer plusieurs conducteurs à l’aide d’un fichier CSV contenant leurs informations.
Commençons par ajouter un seul conducteur:
Ajouter un seul conducteur
- Cliquez sur le bouton « Ajouter un seul conducteur ». Vous allez être redirigé vers le champ correspondant.
- Remplissez les informations obligatoires concernant l’organisation du conducteur et les renseignements de base. Sélectionnez « Postpayé (par facture) » comme type de facturation.
REMARQUE:
Assurez-vous que vous ajoutez le conducteur à la bonne organisation de flotte.
Cochez la case « Envoyer un message de bienvenue par e-mail » si vous souhaitez que le conducteur reçoive un e-mail de bienvenue.
Veuillez noter que si vous ajoutez un « Compte véhicule » (c’est-à-dire un compte sans adresse e-mail fonctionnelle), il n’est pas nécessaire de sélectionner « Envoyer le message de bienvenue par e-mail » car le compte est déjà basé sur les informations relatives au véhicule.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau conducteur » en bas de la page.
Le conducteur recevra un e-mail de bienvenue dans lequel il pourra confirmer son adresse e-mail et créer son mot de passe. L’email est soit à l’effigie de Virta, soit il porte votre logo et vos couleurs (niveaux de service Scale et Evolve).
L’e-mail fournira également des informations importantes telles que la politique de confidentialité de Virta, les détails de l’abonnement (y compris l’entité qui paie l’abonnement si une entreprise a invité le conducteur), un lien pour télécharger l’application mobile, des conseils sur la façon de se charger avec le réseau Virta, les conditions d’annulation, et des informations sur l’assistance 24/7 de Virta.
Une fois cette opération terminée, vous pouvez revenir à la page qui concerne votre organisation et constater que le nom du conducteur a déjà été ajouté à la liste des conducteurs.
Et voilà ! Vous avez réussi à inviter un nouveau conducteur et vous avez ajouté ses informations à la liste des conducteurs de votre organisation.
Il se peut que vous ayez souvent besoin d’inclure plusieurs conducteurs dans votre organisation. Voici comment procéder.
Ajouter plusieurs conducteurs
Si vous avez besoin d’ajouter plusieurs conducteurs, vous pouvez utiliser le modèle CSV fourni pour faciliter la saisie des données. Le fichier CSV contient les mêmes champs d’informations que le module complémentaire qui concerne l’ajout d’un seul conducteur.
- Cliquez sur le bouton « Ajouter plusieurs conducteurs ». Vous allez être redirigé vers le champ correspondant.
Vous pouvez facilement télécharger le modèle CSV et remplir les informations requises concernant votre organisation et les renseignements de base du conducteur.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires du fichier CSV, il vous suffit de le faire glisser dans la case « Importer les données du conducteur » ou de le retrouver à partir du fichier local.
Appuyez sur le bouton « Importer des conducteurs », et c’est terminé. Votre liste de conducteurs se met rapidement à jour une fois le fichier CSV téléchargé
Vous avez ajouté plusieurs conducteurs à votre flotte. Il est maintenant temps d’en savoir plus sur l’organisation de votre flotte :
2. Accéder aux informations sur les conducteurs et les modifier
Une fois que vous avez ajouté vos conducteurs, vous pouvez facilement consulter leurs informations. Il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Conducteurs » au bas de la page.
Parfois, vous pouvez avoir des organisations de sous-flottes auxquelles vos conducteurs de véhicules électriques (VE) sont affectés en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir deux sous-flottes (Demo Virta Fleet 1 et 2) qui appartiennent à la flotte mère appelée « Demo Virta Fleet ».
Pour accéder à des informations détaillées sur vos conducteurs, il vous suffit de cliquer sur leur nom dans la liste pour accéder à leur profil. Prenons l’exemple de notre conductrice, Lily Baker.
Dans la section « Informations essentielles », vous pouvez voir le nom du conducteur, son adresse e-mail, son rôle et l’organisation à laquelle il appartient. Vous pouvez également vérifier son solde pour savoir s’il utilise le service. Veuillez noter que les informations relatives à la carte de paiement ne sont pas visibles ici, car la carte de paiement n’est pas nécessaire avec Fleet.
En dessous des informations sur le conducteur, vous trouverez des détails supplémentaires sur l’entreprise tels que la référence du client externe, qui peut être utilisée à des fins de facturation.
Dans la section « Informations relatives à la flotte », vous trouverez également des informations telles que la plaque d’immatriculation du véhicule, la date de début du contrat de leasing (le cas échéant) et des informations sur le remboursement du chargeur à domicile, comme le prix de l’électricité.
Plusieurs options s’offrent à vous dans la section « Actions disponibles » à droite. Vous pouvez renvoyer l’e-mail de bienvenue au conducteur, réinitialiser son mot de passe ou modifier son compte si nécessaire.
Dans la section « Activité de charge », vous pouvez consulter l’historique de charge du conducteur. Pour obtenir plus d’informations, cliquez sur le menu déroulant « 30 derniers jours » et définissez l’intervalle de temps souhaité.
En cochant la case « Badges de charge », vous pouvez voir si le conducteur possède une carte de charge. Vous pouvez ajouter une carte de charge sous le compte en cliquant sur « Ajouter un badge de charge ».
Si vous devez commander un nouveau badge de charge, cliquez sur « Commander un badge de charge ». Vous serez dirigé vers une page où vous pourrez facilement commander la carte de charge Virta.
Et voilà ! Vous savez maintenant comment ajouter des conducteurs à votre organisation de flotte. Vous pouvez également consulter, mettre à jour et modifier facilement les comptes des conducteurs.
Amusez-vous bien dans la gestion de votre flotte!
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