Hallo und willkommen!

Dieser Leitfaden führt Sie durch zwei wichtige Schritte:

1. Neue Fahrer hinzufügen

    So fügen Sie einen einzelnen Fahrer hinzu

    So fügen Sie mehrere Fahrer hinzu

2. Auf Fahrerinformationen zugreifen und diese bearbeiten

Fangen wir an!

Um einen neuen Fahrer hinzuzufügen, führen Sie diese einfachen Schritte aus:

• Melden Sie sich beim Virta Hub
• an und gehen Sie zur Registerkarte „Fahrer“.

• Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „+ Fahrer hinzufügen“.

Sie können Fahrer einzeln hinzufügen oder mehrere Fahrer mithilfe einer CSV-Datei mit ihren Informationen importieren.

Beginnen wir mit dem Hinzufügen eines einzelnen Fahrers:

1. So fügen Sie einen einzelnen Fahrer hinzu

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einzelnen Fahrer hinzufügen“ und Sie werden zum entsprechenden Feld weitergeleitet.
• Geben Sie die erforderlichen Informationen zur Organisation des Fahrers und grundlegende Details ein. Wählen Sie als Abrechnungsart „Postpaid (per Rechnung)“ aus.

HINWEIS:

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Fahrer der richtigen Flottenorganisation hinzufügen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Willkommensnachricht per E-Mail senden“, wenn Sie möchten, dass der Fahrer eine Willkommens-E-Mail erhält.

Bitte beachten Sie, dass Sie beim Hinzufügen eines „Fahrzeugkontos“ (Konto ohne funktionierende E-Mail-Adresse) nicht „Willkommensnachricht per E-Mail senden“ auswählen müssen, da das Konto bereits auf Fahrzeuginformationen basiert.

Wenn Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Neuen Fahrer hinzufügen“.

Der Fahrer erhält eine Willkommens-E-Mail, in der er seine E-Mail-Adresse bestätigen und sein Passwort erstellen kann. Die E-Mail ist entweder im Markenbild von Virta oder trägt Ihr Logo und Farbschema (Servicestufen Scale und Evolve).

Die E-Mail enthält auch wichtige Informationen wie den Datenschutzhinweis von Virta, Abonnementdetails (einschließlich der Person, die das Abonnement bezahlt, wenn ein Unternehmen sie eingeladen hat), einen Link zum Herunterladen der mobilen Anwendung, Tipps zum Aufladen im Virta-Netzwerk, Kündigungsbedingungen, und Informationen zum 24/7-Support von Virta.

Nach Abschluss dieses Vorgangs können Sie zu Ihrer Organisationsseite zurückkehren und dort den Namen des Fahrers finden, der bereits zur Fahrerliste hinzugefügt wurde.

Das war's! Sie haben nun erfolgreich einen neuen Fahrer eingeladen und dessen Informationen zur Fahrerliste Ihrer Organisation hinzugefügt.

Möglicherweise müssen Sie Ihrer Organisation häufig mehrere Fahrer hinzufügen. Hier erfahren Sie, wie es geht.

So fügen Sie mehrere Fahrer hinzu

Wenn Sie mehrere Fahrer hinzufügen, können Sie zur einfachen Dateneingabe unsere bereitgestellte CSV-Vorlage verwenden. Die CSV-Datei verfügt über dieselben Informationsfelder wie das Add-on für einzelne Fahrer. 

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehrere Fahrer importieren“ und Sie werden zum entsprechenden Feld weitergeleitet.

Sie können die CSV-Vorlage ganz einfach herunterladen und die erforderlichen Informationen zu Ihrer Organisation und den grundlegenden Daten des Fahrers eingeben.

Sobald Sie alle Pflichtfelder in der CSV-Datei ausgefüllt haben, fügen Sie sie einfach per Drag-and-drop zum Feld „Fahrerdaten importieren“ hinzu oder suchen Sie sie in Ihrem lokalen Dateisystem.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fahrer importieren“ und das war's schon. Ihre Fahrerliste wird nach dem Hochladen der CSV-Datei schnell aktualisiert.

Sie haben nun erfolgreich mehrere Fahrer zu Ihrer Flottenorganisation hinzugefügt. Jetzt ist es an der Zeit, mehr über Ihre Flottenorganisation zu erfahren:

2. So greifen Sie auf Fahrerinformationen zu und bearbeiten sie

Sobald Sie Ihre Fahrer hinzugefügt haben, können Sie deren Informationen einfach anzeigen. Klicken Sie einfach unten auf der Seite auf die Registerkarte „Fahrer“.

Manchmal gibt es untergeordnete Flottenorganisationen, denen die Fahrer Ihrer Elektrofahrzeuge (EV) entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen zugewiesen werden. Im Bild unten sehen Sie beispielsweise zwei Unterflottenorganisationen (Demo Virta Fleet 1 und 2), die zur übergeordneten Flottenorganisation namens „Demo Virta Fleet“ gehören.

Um auf detaillierte Informationen zu Ihren Fahrern zuzugreifen, klicken Sie einfach auf deren Namen in der Liste, um deren Profile einzugeben. Schauen wir uns als Beispiel unsere Fahrerin Lily Baker an.

Im Abschnitt „Grundlegende Informationen“ können Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, die Rolle und die Organisation der Fahrerin sehen. Sie können auch ihr Saldo überprüfen, um zu sehen, ob sie den Dienst nutzt. Bitte beachten Sie, dass die Zahlungskarteninformationen hier nicht sichtbar sind, da die Zahlungskarte bei Fleet nicht benötigt wird.

Unterhalb der Fahrerangaben finden Sie weitere Angaben zum Unternehmen, wie z. B. die externe Kundenreferenz, die für die Abrechnung hilfreich sein können.

Im Abschnitt „Flotteninformationen“ finden Sie auch Details wie das Kfz-Kennzeichen, das Startdatum des Leasingvertrags (falls zutreffend) und Details zur Erstattung von Heimladevorgängen wie den Strompreis.
Im Abschnitt „Verfügbare Aktionen“ auf der rechten Seite haben Sie mehrere Optionen. Sie können die Willkommens-E-Mail erneut an den Fahrer senden, das Passwort zurücksetzen oder bei Bedarf das Konto bearbeiten.

Im Bereich „Ladeaktivität“ können Sie den Ladeverlauf des Fahrers einsehen. Um dies weiter zu erkunden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Letzte 30 Tage“ und legen Sie das gewünschte Zeitintervall fest.

Anhand der „RFID-Tags“ können Sie erkennen, ob der Fahrer über das RFID-Tag verfügt. Sie können unter dem Konto ein RFID-Tag hinzufügen, indem Sie auf „RFID-Tag hinzufügen“ klicken.

Wenn Sie ein neues RFID-Tag bestellen müssen, klicken Sie auf „RFID-Tag bestellen“. Sie werden zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie ganz einfach das Virta-RFID-Tag bestellen können.

Das war's! Jetzt wissen Sie, wie Sie mühelos Fahrer zu Ihren Flottenorganisationen hinzufügen können. Sie können auch problemlos auf die Fahrerkonten zugreifen, diese aktualisieren und bearbeiten.

Viel Erfolg beim Verwalten Ihrer Flotte!