Virta

3.3 Créer une nouvelle organisation

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Bonjour et bienvenue!

Cet article vous explique comment générer et gérer l’organisation de vos points de charge.

Virtaa créé votre organisationet vous a envoyé une invitation à accéder au Hub Virta. Cet article vous concerne si vous devez créer une sous-organisation. Une sous-organisation s’avère utile lorsque vous devez fixer des prix différents en fonction des chargeurs, par exemple.

 

Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants:

1. Stations publiques et privéesVirta

    1.1. Stations publiques Virta

    1.2. Stations privées Virta

2. Créer une nouvelle organisation

    2.1. Créer une organisation à l’aide d’une invitation

    2.2. Créer une organisation directement dans le Hub Virta

Commençons par les différentes options de stations de charge, adaptées à vos besoins spécifiques.

 

1. Stations publiques et privées de Virta

1.1. Stations publiques Virta

Ces stations sont ouvertes à tous les conducteurs de VE. Elles sont répertoriées sur notre carte de stations de charge Virta, largement utilisée par des milliers de conducteurs de VE pour localiser facilement vos points de charge. En choisissant une station publique, vous rendez votre point de charge accessible à un plus grand nombre d’utilisateurs.

1.2. Stations privéesVirta

Les stations privées sont conçues pour les lieux dont l’accès est restreint, tels que les immeubles résidentiels ou les bureaux. Si vous optez pour une station privée, elle ne sera visible sur la carte que pour les clients disposant des droits d’accès. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent utiliser ce point de charge.

 

Par défaut, tous vos chargeurs sont définis comme étant des stations publiques. Si vous souhaitez configurer vos chargeurs sur le statut Public, vous n’êtes pas obligé de créer une organisation. Toutefois, si vous souhaitez que vos chargeurs soient privés ou que vous souhaitez organiser votre station de charge d’une manière spécifique, vous pouvez créer une nouvelle zone ou une nouvelle « organisation ».

  • Lorsque vous créez une zone chargeurs, la tarification est fixée par l’organisation principale à laquelle elle appartient. Cela signifie que la zone que vous créez aura la même tarification que l’organisation mère.
  • Toutefois, si vous souhaitez fixer un prix différent pour un ensemble spécifique de chargeurs, vous devrez créer une nouvelle organisation. Cela vous permet de mieux contrôler la tarification et de la personnaliser en fonction de vos préférences.

Si vous devez créer une nouvelle organisation, procédez comme suit:

 

2. Créer une nouvelle organisation

Une fois connecté au Hub Virta, vous avez accès à une vue d’ensemble du tableau de bord.  

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  1. Naviguez vers l’onglet « Organisation » situé dans la barre inférieure du Hub Virta.
  2. Cliquez sur le bouton « + Nouvelle organisation » situé dans le coin inférieur droit de la page.

Deux options s’offrent à vous pour créer une nouvelle organisation :

  1. Par le biais d’une invitation.
  2. En passant par une création directe.

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Choisissez l’option qui vous convient le mieux. Vous trouverez ci-après quelques explications concernant chacune d’entre elles.

 

2.1. Créer une organisation à l’aide d’une invitation

Ce choix est adapté si vous souhaitez que votre client soit le seul propriétaire de son organisation. En effet, devenir opérateur de points de charge lorsque l’on est un nouveau client peut s’avérer idéal, car il est possible d’utiliser cette station pour établir sa structure au sein de son organisationprincipale. Ce choix est également adapté pour les propriétaires souhaitant gérer leur service de charge privé.

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Lorsque vous sélectionnez l’option « À l’aide d’une invitation », l'administrateur de la nouvelle organisation est responsable des données qui y sont associées, c’est-à-dire les données personnelles et les données de l’organisation.

Pour inviter le nouveau administrateur à créer son organisation, vous devez ajouter son adresse e-mail, sélectionner son niveau de service et choisir l’organisation mère. L’organisation mère détermine l’emplacement de la nouvelle organisation dans l’arborescence.

L'administrateur recevra une invitation à créer son organisation. Il sera alors responsable de l’ajout de ses données personnelles et organisationnelles lors de l’inscription et lorsqu’il se connectera au système. Aussi, si l'organisation mère a activée le processus de règlement, elle doit remplir les informations de facturation et de règlement pour sa nouvelle organisation.

 

2.2. Créer une organisation directement dans la plateforme

L’option « Depuis la plateforme» est idéale lorsque vous souhaitez simplement créer une structure au sein de votre organisation professionnelle sans impliquer d’autres personnes. Cette option convient parfaitement si vous souhaitez diviser votre organisation en segments nationaux ou régionaux. Elle est également utilisée par les entreprises qui préfèrent gérer elles-mêmes les organisations de leurs clients. La création directe vous permet d’inviter des clients en leur accordant un accès limité à certaines actions de base.

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Lorsque vous saisissez les informations de base de la nouvelle organisation à l’aide de la création directe, deux options s’offrent à vous : « Entreprise » ou « Particulier ».

  • Si vous sélectionnez l’option « Entreprise », vous devez saisir les informations qui concernent l’entreprise (c’est-à-dire le nom complet de l’entreprise, son adresse et le pays dans lequel elle se trouve).
  • Autrement, si vous optez pour l’option « Particulier », vous devez saisir les informations concernant la le point de contact principale de l’organisation. Vous devez alors fournir son nom complet, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, sa langue, son adresse, etc.

En cas de création directe, vous restez responsable de la nouvelle organisation et de ses données. Vous devrez sélectionner le niveau de service et l’organisation mère de la nouvelle organisation. En outre, veuillez fournir toute autre information requise à des fins d’identification. Une fois la procédure de création terminée, l’organisation sera automatiquement ajoutée à votre arborescence.

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Après avoir saisi les informations concernant votre organisation, cherchez le bouton « Passer aux  coordonnées de la société » dans le coin inférieur droit de la page, puis cliquez dessus pour continuer.
Désormais, présentez la personne-ressource de votre organisation. Cette personne sera en charge de gérer toutes les communications organisationnelles et opérationnelles. Veuillez renseigner son adresse e-mail, son numéro de téléphone et sa langue, puis cliquez sur « Passer aux informations de remboursement ».

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Vous serez ensuite redirigé vers la page « Informations de facturation et de remboursement ». Cette page indique l’emplacement où l’argent provenant des événements de recharge sera envoyé. Nous avons besoin de ces informations pour garantir des paiements fluides. Par défaut, le processus de remboursement est désactivé. Nous l’avons configuré pour votre nouvelle organisation en fonction des paramètres de votre organisation mère. Si vous êtes d’accord, poursuivez en cliquant sur le bouton « Continuer vers la Sélection des modules ».

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Si l’organisation mère a activé le processus de remboursement, ce paramètre s’appliquera automatiquement à toutes les sous-organisations qui y sont reliées. Dans ce cas, vous devez fournir des informations de remboursement pour la nouvelle sous-organisation que vous avez créée. Pour ce faire, vous pouvez copier les informations de l’organisation mère ou remplir les champs obligatoires par vous-même. Si vous souhaitez désactiver les remboursements pour la nouvelle organisation (ou l’organisation mère), veuillez contacter notre service d'assitance.

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Une fois les informations de remboursement configurées, vous pouvez choisir d’appliquer l’option « Modules par défaut » ou « Modules personnalisés » pour votre organisation.

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2.2.1. Module par défaut

En sélectionnant cette option, votre nouvelle organisation héritera du même accès aux modules que son organisationmère. Il s’agit d’un moyen pratique de maintenir des paramètres de module cohérents.

 

2.2.2. Module personnalisé

Choisir l’option « Module personnalisé » vous permet de définir des paramètres spécifiques tels que la navigation générale, la gestion des bornes, les clients, les conducteurs, l’énergie, la gestion des types de stations et les services. Cette option vous offre plus de contrôle et de flexibilité pour adapter les paramètres du module aux besoins de votre organisation.

 

Une fois sélectionné, cliquez sur « Continuer et voir le résumé » pour appliquer les changements aux paramètres du module de votre organisation. Vous pouvez maintenant consulter toutes les informations saisies.

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Dans la fenêtre de résumé, examinez attentivement les informations et assurez-vous que tout est correct. Une fois satisfait, cherchez le bouton « Confirmer et créer l’organisation », puis appuyez dessus pour lancer le processus de création de votre nouvelle organisation. Vous recevrez ensuite un message confirmant que votre organisation a bien été créée.

Pour consulter, modifier ou supprimer les organisations que vous avez créées, cliquez sur le bouton « voir les organisations » dans le coin supérieur gauche de la page.

Vous trouverez une liste de toutes les organisations que vous avez créées.

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Vous pouvez choisir l’organisation avec laquelle vous souhaitez travailler dans la liste. En fonction de vos besoins, vous pouvez consulter les détails de l’organisation, apporter des modifications ou même supprimer l’organisation si nécessaire.

 

Et voilà ! Vous avez créé une nouvelle organisation. Vous pouvez maintenant gérer et personnaliser

les paramètres à votre convenance.  

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